Formation "Création, construction, extension, transformation d'un EHPAD"

PREAMBULE

Les tâches des décideurs publics sont de plus en plus lourdes et engagent des responsabilités de plus en plus importantes. Il doit assurer la "maîtrise de son projet", c'est-à-dire obtenir un résultat conforme aux besoins et aux objectifs de délais, de coûts et de qualité. En effet :

En phase amont, le décideur est un donneur d'ordre.

Il a pour principaux rôles :

• De mener une réflexion en vue de traduire les différentes orientations politiques en besoins de services, d'équipements, d'aménagements, etc.
• De préciser sa perspective de projet : définition et organisation de la maîtrise d'ouvrage, études d'impact et de faisabilité économique, sociale et environnementale.

En phase opérationnelle, le décideur est un maître d'ouvrage.

• Il doit définir un projet répondant aux besoins, aux objectifs et aux contraintes d'utilisation :
  - Formaliser le programme.
  - Définir des contraintes de coûts et de délais.
  - Rédiger les cahiers des charges.
  - Arrêter l'enveloppe financière assurant le financement.
  - Définir le processus de réalisation.

• Conduire le projet en minimisant les risques :
  - S'appuyer sur un système de "gestion de projet" en vue de maîtriser les délais, les coûts et la qualité.
  - Contractualiser et gérer les contrats
  - Suivre la réalisation du projet
  - Anticiper les aléas
  - Coordonner les intervenants.
  - Assurer la communication du projet (interne et externe)
  - Réceptionner les ouvrages.
  - Evaluer le projet.

En phase d'exploitation, le décideur est un gestionnaire.

Il doit :

• Prendre en charge les préoccupations touchant au financement, aux modalités d'exploitation et à leur optimisation.
• Etudier les conditions réelles d'exploitation en vue de définir les points critiques et la stratégie d'action à retenir.

CEGA CONSULTANTS répond au besoin du directeur, maître de l'ouvrage par un accompagnement personnalisé sur trois types de domaines :

• Technique (architecture, environnement, …) pour formaliser le programme et suivre la réalisation.
• Administratif et juridique pour gérer les contrats et les contentieux.
• Financier pour établir le montage financier, gérer les budgets, liquider les dépenses, simuler la gestion de l'exploitation.

L'accompagnement du directeur peut intervenir tout au long de l'avancement du projet ou répondre aux besoins spécifiques d'une étape, depuis l'identification du besoin jusqu'à l'exploitation.

CEGA CONSULTANTS propose donc trois types d'accompagnement de l'amont à l'aval.

En phase "amont", CEGA CONSULTANTS aide le directeur à explorer une opportunité, étudier les impacts et les risques possibles, dégager une cohérence générale et déterminer a faisabilité technique, financière et juridique.

En phase "projet", l'accompagnement de CEGA CONSULTANTS porte sur la définition des objectifs et la réalisation du programme, la communication sur celui-ci (interne et externe) et sur l'évaluation finale de la réalisation.

En phase "aval", la formation consiste à préparer la gestion de la réalisation et de l'exploitation.

 

Plan de la formation

I- Aide à la définition globale de l'opération :

Contexte du projet : Rédaction du rapport sur le pourquoi de l'opération envisagée ; étude des besoins, champ concurrentiel, dimensionnement.

II- Objet de l’étude et contenu de la mission

• Phase 1 : Diagnostic.
• Phase 2 : Cadrage du projet : Capacité, accueil, profil des résidents.
• Phase 3 : Ecriture de la définition et de la programmation du projet et appréciation de la faisabilité.
• Phase 4 : Analyse de l’ensemble des aspects suivants :

- Organisation : modalités d’accueil, nouveaux services.

- Aspects financiers : chiffrage des investissements, du prix de journée ; plan pluriannuel d'investissement, plan de financement ; subventions possibles, budget prévisionnel de fonctionnement.

- Aspects techniques : conditions d’implantation (surface, accessibilité, …), équipements nécessaires et dimensionnement, aménagement de parkings, prévision de structures évolutives, proposition de réaménagement des locaux existants, coût détaillé des aménagements, etc.

- Aspects humains : effectifs à prévoir, types de professions, définition du projet d'établissement (projet de vie, d'animation, médical, de soins, social), calcul de la masse salariale, incidence sur le fonctionnement actuel.

Ces éléments techniques et organisationnels sont agrémentés d’éléments graphiques (esquisses de plans, schéma d’organisation, etc.) et tiennent compte des règlements concernant l’ergonomie, la sécurité, l’environnement, l’accessibilité, l’hygiène, etc.

Eventuellement aspects juridiques : nature de la structure juridique porteuse, nature de l’engagement des partenaires (mise à dispositions de locaux, locataires, co-propriétaires, durée de l’engagement), hypothèses de travail en cas de rupture des engagements.

III- Pilotage du projet, méthodologie générale.

Cette phase inclut :

• L’analyse d’une collecte de données statistiques
• La concertation avec les acteurs concernés par les projets à mener.

L'animation/rencontre permettant d’identifier et de concerter les personnes concernées par les projets :

• les professionnels de santé,
• les responsables de structures sanitaires et médico-sociales,
• les organismes d’Assurance Maladie de la circonscription (CPAM, MSA) ainsi que l'ARS,
• les patients, les usagers, les associations de malades,
• les élus locaux.

Les besoins des usagers sont qualifiés aussi bien en nombre qu’en qualité.

Au niveau du diagnostic, il sera identifié la collecte des éléments suivants, sans qu’ils soient exhaustifs :

• Typologie de l’offre de santé :
  - démographie (nombre, densité, âge, répartition hommes/femmes) des professions de santé libérales de premiers recours : médecins généralistes, infirmiers, kinésithérapeutes, pharmaciens, dentistes,
  - autres services sanitaires : hôpital local, SSIAD, Centres de Soins Infirmiers,…
  - organisation des services médico-sociaux (aides à domicile, CCAS, maisons de retraite, structures d’accueil…),
  - situation en terme de permanence des soins ; facilités ou difficultés à se faire remplacer,
  - collaboration / coordination existante entre professionnels de santé,
  - zone déficitaire ou pas.

• Caractéristiques de la population :
  - répartition par âge de la population, catégories socioprofessionnelles,
  - habitudes de recours aux soins : types de soins et lieu (consommation à l’intérieur de la zone ou à l’extérieur).

• Attractivité de la zone :
  - types de migrations (arrivées / départs),
  - perspectives de développement de la zone (lotissement en construction, implantation commerciale ou autres projets économiques à venir…).