I- Audit de l’existant et définition des besoins

Cette première phase consiste avant tout à prendre connaissance des conditions particulières de vos contrats d’assurances en cours. Dans le même temps, FORMATION OFFERTE aux personnels en charge des dossiers assurance, afin que ces personnes aient bien connaissance de la nature des garanties en cours, des insuffisances ou des excès de garanties et de la mission qui est confiée.

Au terme de cette première phase, le type de procédure est retenu. Appel d’Offres Ouvert (A.O.O.) ou Marché à Procédure Adaptée (M.A.P.A.) et un calendrier est arrêté pour permettre un bon déroulement de la mission.

Analyse des sinistres (communiqués par les Assureurs), des franchises, des facteurs de risques importants sur certains contrats (Responsabilité Civile notamment), capacité d’auto assurance pour l’Etablissement (Franchises acceptables), prospective des contrats d’assurance susceptibles d’être demandés dans le D.C.E. (Il existe bien entendu d’autres assurances en complément des principaux contrats que sont la Responsabilité Civile, la Dommages aux Biens, la Flotte Automobile, les Prestations Statutaires et la Protection Juridique).

Après l’analyse des contrats et des garanties de vos contrats, une VISITE DE L’ETABLISSEMENT est généralement programmée afin de démontrer le bien fondé du choix des garanties qui vous seront préconisées. Durant cette visite, le responsable des assurances est bien entendu vivement invité à nous accompagner en présence du responsable des services techniques et/ou du chargé de sécurité. Seront également consultés durant cette visite le responsable Biomédical ainsi que le responsable du parc automobile.

Au terme de la visite, accord de principe sur les modalités de rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (Assureurs).

II- Rédaction du D.C.E.

Cette seconde phase se déroule en Agence, la composition du Dossier de Consultation sera la suivante :

Rédaction du modèle d’avis de publication (B.O.A.M.P.).
Rédaction du C.C.A.P.
Rédaction du Règlement de Consultation.
Rédaction des Cahiers des Clauses Particulières (C.C.P.) comportant les garanties demandées, les clauses applicables à chaque garantie, les montants de garanties demandés et les franchises par risque. A chaque C.C.P. seront également associés un questionnaire type (documents qui vous auront été adressés dès la confirmation de la mission) ainsi qu’un ensemble de documents spécifiques nécessaires à l’appréciation des risques par les Assureurs.
Préparation des actes d’engagements pour chaque lot ; acte d’engagement prévoyant dans bien des cas plusieurs solutions envisageables. Exemple : contrat sans franchise, franchise fixe, franchise partielle, franchise cumulée ou franchise proportionnelle.
Transmission à l’Etablissement des pièces finalisées dans l’attente d’une réunion de travail pour la PRESENTATION du D.C.E. en fonction de vos besoins et des disponibilités du Cabinet C.E.G.A.
PUBLICATION du marché par l’Etablissement sur le site de son choix. La responsabilité du Cabinet C.E.G.A. ne peut-être recherchée en cas de défaillance de la procédure de mise en ligne du marché par l’Etablissement.
Durant toute la période du délai laissé aux Candidats pour l’étude de votre D.C.E., le Cabinet C.E.G.A. reste à la disposition de tous les Candidats pour leur apporter les réponses aux questions techniques qu’ils viendraient à vous poser. Les demandes doivent être transmises au Cabinet C.E.G.A dès réception. Elles seront renvoyées à l’ensemble des Candidats (sous réserve qu’une liste soit remise au Cabinet C.E.G.A.).
Les offres seront réceptionnées et ouvertes par l’Etablissement.

N.B. : A la demande de certains Etablissements, si le D.C.E. ne peut pas être mis en ligne, le Cabinet C.E.G.A. peut se charger de l’envoi des D.C.E. à chaque Candidat qui en fera la demande à l’Etablissement. (Cette procédure est généralement utilisée pour les petits Etablissements).

III- Analyse des offres et présentation du rapport d’analyse

Après l’ouverture des plis, l’Etablissement adressera les offres du Cabinet C.E.G.A. qui procèdera à l’analyse des offres suivant le mode opératoire ci-dessous. (Il s’agit là d’un exemple au titre des pourcentages de pondération).

CRITERES DE JUGEMENT DES OFFRES RETENUS ET MODE DE PONDERATION

Ces critères de choix peuvent être modifiés à la demande de l’Etablissement.

	LOT N°
PONDERATION pour 30% - Valeur Technique de l’offre appréciée en fonction
Du respect des montants des Garanties : note sur 10 pts
Du respect des clauses du C.C.P. : note sur 8 pts
Du respect des montants des franchises : note sur 2 pts
TOTAL des notes cumulées
NOTE FINALE sur 20 pts PONDEREE (X 30%)

PONDERATION pour 60% - Prime proposée
Tarification proposée = 20 X Offre la moins disante divisée par l’offre du candidat
NOTE FINALE sur 20 pts PONDEREE (X 60%)

PONDERATION pour 10% - Services associés aux contrats proposés
Gestion des sinistres : note sur 10 pts
Assistance Juridique : note sur 5 pts
Réunion annuelle et Formations proposées : note sur 5 pts
Totale des notes cumulées
NOTE FINALE sur 20 pts PONDEREE (X 10%)

1) Valeur Technique de l’offre (respect du C.C.P.) : 30%
On entend par valeur technique de l’offre le respect du CCP : étendue des garanties (montants des garanties et respect des définitions) et franchises.

2) Conditions tarifaires proposées : 60%
Calcul d’un ratio par la division de l’offre la plus basse par l’offre du Candidat (méthode inversement proportionnel)

3) Services associés aux contrats proposés par le candidat : 10%
On entend par services associés : le mode de gestion des sinistres conformément aux attentes et habitudes de l’Etablissement, assistance juridique dédiée au risque concerné, formations du personnel, nombre de réunions proposées annuellement avec l’Etablissement pour le suivi des contrats…

Le rapport d’analyse se décompose généralement de la manière suivante :

Rappel de vos attentes et des conditions de garanties AVANT la consultation. Ce point me semble important pour apprécier immédiatement le résultat.
Un tableau récapitulatif pour chaque lot est préparé pour constater les différences de primes entre chaque Candidat.
Une analyse détaillée des réserves vous est reportée pour chaque Candidat avec à chaque fois un commentaire adapté à la réserve formulée.
Une analyse de votre sinistralité est ensuite réalisée pour vous aider à mieux comprendre l’opportunité (ou non) de choisir des franchises. Ici, tous les sinistres sont repris année par année puis comparés aux primes proposées.
La conclusion de ces analyses vous est donnée avec un avis personnalisé au regard de votre sinistralité, des primes proposées et de la stratégie que nous aurons définie ensemble (avant la consultation).

L’attribution (avec ou sans mise au point) du marché :

C’est à partir de la remise du rapport d’analyse que l’Etablissement fera son choix. Si nécessaire, le Cabinet C.E.G.A. peut intervenir directement auprès du ou des Candidats retenus afin de parfaire la ou les offres retenues (formulaire DC 12).

Réponses aux Candidats non retenus :

Une fois la décision arrêtée, remise du modèle de lettre à adresser aux Candidats qui n’auront pas été retenus. Si certains d’entre eux demandes des compléments d’information, le Cabinet C.E.G.A. y répondra. (Des explications techniques étant souvent demandées).

Notification du marché au Candidats retenus :

Après un délai légal de 16 jours (en A.O.O.), l’Etablissement adressera la lettre de notification avec le DC8 signé par le Chef d’Etablissement. Cette notification sera effectuée par l’Etablissement mais sur la base d’un modèle de lettre préparé par le Cabinet C.E.G.A. (lettre qui comprendra la demande de note de couverture).

Publication du résultat de votre marché :

L’Etablissement procédera à la publication des résultats de son marché sur la base d’un modèle qui vous sera remis après notification.